Cuối năm là thời điểm doanh nghiệp bắt đầu chuẩn bị cho kỳ quyết toán thuế. Nhưng thực tế, quyết toán thuế không phải là việc chờ đến khi có thông báo mới bắt đầu thực hiện.

Một bộ hồ sơ quyết toán thuế tốt được hình thành từ việc kiểm soát số liệu xuyên suốt cả năm: chứng từ có đầy đủ không, nghiệp vụ đã được hạch toán đúng chưa, chi phí có đủ điều kiện được ghi nhận hay không. Vì vậy, trước khi lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán thuế cuối năm 2026, kế toán cần thực hiện việc rà soát lại toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp.

1. Kiểm tra lại toàn bộ chứng từ phát sinh trong năm

Sai sót trong quyết toán thuế thường không bắt đầu từ báo cáo tài chính, mà bắt đầu từ những chứng từ ban đầu. Một hóa đơn đầu vào thiếu thông tin, một khoản chi không có hồ sơ chứng minh hoặc một nghiệp vụ ghi nhận sai thời điểm đều có thể ảnh hưởng đến số liệu cuối năm. Do đó, trước khi khóa sổ, kế toán cần kiểm tra lại tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ phát sinh trong năm, đặc biệt với các nhóm có ảnh hưởng lớn như mua hàng, chi phí quản lý, tiền lương, chi phí dịch vụ.

Điều quan trọng không phải là doanh nghiệp có bao nhiêu hóa đơn, mà là mỗi khoản chi phí đưa vào báo cáo có đủ căn cứ để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra hay không.

2. Đối chiếu số liệu kế toán với dữ liệu thuế đã kê khai

Một trong những vấn đề thường gặp khi quyết toán là sự chênh lệch giữa số liệu trên hệ thống kế toán và số liệu doanh nghiệp đã kê khai trong năm.

Ví dụ: Doanh thu trên sổ sách không khớp với doanh thu trên hóa đơn. Công nợ khách hàng vẫn còn số dư nhưng thực tế đã thu tiền. Số dư tiền mặt trên sổ kế toán không phản ánh đúng tình hình thực tế. Những sai lệch này nếu không được phát hiện sớm có thể khiến kế toán mất nhiều thời gian điều chỉnh khi lập báo cáo cuối năm.

Vì vậy, kế toán cần nhìn lại toàn bộ chu trình: Nghiệp vụ phát sinh → Chứng từ → Hạch toán → Sổ kế toán → Báo cáo tài chính, để đảm bảo số liệu cuối cùng phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp.

3. Rà soát các khoản chi phí có rủi ro khi quyết toán thuế

Đây là phần đòi hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế nhất của kế toán tổng hợp. Không phải khoản chi nào doanh nghiệp phát sinh cũng mặc nhiên được chấp nhận khi tính thuế. Một số khoản thường cần kiểm tra kỹ như chi phí tiền lương, chi phí mua hàng, chi phí dịch vụ, chi phí tiếp khách, marketing hoặc các khoản chi có giá trị lớn.

Kế toán cần xác định: Khoản chi này có phục vụ hoạt động kinh doanh không? Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan không? Hồ sơ thanh toán đã đáp ứng yêu cầu theo quy định chưa?

Trên thực tế, một lỗi rất phổ biến từ 01/07/2025 là các khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT (căn cứ điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024 và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP) và có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN dù có hóa đơn đầy đủ (căn cứ điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 15/12/2025, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025). Quy định này áp dụng cả cho khoản chi trả tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên. Tương tự, chi phí tiếp khách hoặc mua quà tặng đối tác nếu không kèm hợp đồng, biên bản hoặc mục đích kinh doanh rõ ràng cũng dễ bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình lại.

Việc rà soát trước giúp doanh nghiệp chủ động xử lý những khoản chưa phù hợp thay vì chờ đến khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

4. Kiểm tra hồ sơ lương và thuế thu nhập cá nhân

Bên cạnh thuế thu nhập doanh nghiệp, quyết toán cuối năm cũng liên quan trực tiếp đến hồ sơ thu nhập của người lao động. Kế toán cần đảm bảo dữ liệu về tiền lương, các khoản giảm trừ, thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ trong năm được ghi nhận đầy đủ và thống nhất.

Lưu ý, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm 2026 là chậm nhất ngày 31/03/2027 (ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch). Đây là mốc doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm để tránh bị xử phạt do chậm nộp theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019.

Đặc biệt, các doanh nghiệp có nhiều lao động cần kiểm tra sự liên kết giữa hồ sơ nhân sự, bảng lương, chứng từ thanh toán và dữ liệu kê khai thuế.

5. Hoàn thiện báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán thuế

Sau khi hoàn tất quá trình rà soát, kế toán mới tiến hành lập báo cáo tài chính và các hồ sơ quyết toán liên quan. Tuy nhiên, giá trị của một kế toán tổng hợp không nằm ở việc biết nhập số liệu vào biểu mẫu. Điểm quan trọng hơn là hiểu: Một con số trên báo cáo tài chính xuất phát từ đâu? Nó phản ánh vấn đề gì trong hoạt động doanh nghiệp? Nếu cơ quan thuế đặt câu hỏi, có đủ cơ sở để giải trình hay không?

Đó chính là năng lực phân biệt giữa người chỉ làm báo cáo và người thực sự kiểm soát hệ thống kế toán.

Kế toán cần chuẩn bị năng lực gì trước mùa quyết toán thuế 2026?

Quyết toán thuế cuối năm không chỉ là một công việc phát sinh vào tháng cuối cùng của năm. Đây là bài kiểm tra khả năng kiểm soát toàn bộ quy trình kế toán doanh nghiệp. Một kế toán tổng hợp cần hiểu được sự liên kết giữa chứng từ, hạch toán, sổ sách, thuế và báo cáo tài chính để có thể chủ động xử lý các tình huống phát sinh. Đây cũng là lý do nhiều kế toán lựa chọn bổ sung kiến thức thực tế thay vì chỉ học từng phần nghiệp vụ rời rạc.

Nếu doanh nghiệp bạn hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh, quy trình kê khai và những lưu ý riêng cho nhóm này cũng khác biệt đáng kể 

Nâng cao năng lực xử lý quyết toán thuế cùng ACA

Trong hơn 12 năm đào tạo, ACA đã đồng hành cùng hàng ngàn học viên là kế toán và chủ doanh nghiệp tại Đà Nẵng, với đội ngũ giảng viên trực tiếp giảng dạy là những thầy cô có kinh nghiệm lâu năm. Khóa Kế toán Tổng hợp Nâng Cao tại ACA được xây dựng dành cho những người muốn nâng cao khả năng xử lý nghiệp vụ kế toán thực tế trong doanh nghiệp.

Trong khóa học, học viên được thực hành trên chứng từ, hóa đơn, sổ sách thực tế; hệ thống lại toàn bộ công việc kế toán thuế trong năm; thực hành kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và xử lý các tình huống thường gặp khi làm kế toán doanh nghiệp. Nếu bạn muốn chủ động hơn trong mùa quyết toán thuế 2026 và nâng cao năng lực để phát triển nghề nghiệp kế toán, hãy để lại thông tin ngay hôm nay để ACA tư vấn lộ trình học phù hợp với đúng nhu cầu của bạn.